Aufgaben eines Administrators
Organisation von Veranstaltungen
~6 Monate vor dem Fest
- Vorschläge für Veranstaltungen entwickeln
- Beauftragung durch Senat / Consulat / Legatsleitung sicherstellen
~4 Monate vor dem Fest
- Anzeige an das Senatsbüro Eisenstadt - Eintragung im Festkalender
~3 Monate vor dem Fest
- Sicherstellung der finanziellen und personelle Ressourcen
- Einladung von externen Teilnehmern und Abstimmung der Beiträge
- (z.B. Musikkapelle, Schützenkompanie, Priester, Künstler, Ehrengäste)
- Abklärung der internen (*) und externen (**) Rollenverteilung
- (*) Legat, Priesterschaft, Marschall, Kämmerer, Amtsträger, usw.
- (**) Musikalischer Rahmen, Bewirtung, Behördengenehmigung usw.
- Entwicklung eines Drehbuchs für die Veranstaltung
~2 Monate vor dem Fest
- Einladungsbrief an die Ritterlichen Amtsträger
- Ordensvorsitz, Ordensregierung, Priesterschaft
- Einladungsbrief an die Gäste der Veranstaltung
~1 Monat vor dem Fest
- Ortsaugenschein vornehmen und Drehbuch überprüfen
- Vorbereitung der Unterlagen
- Tischkarten, Weinkarten, Vorträge usw.
- Unterstützung des Senats / Consulats / Legats / Priesterschaft
- Einhaltung der ritterlichen Form (Bannerträger, Stabträger, Kelchträger, Schwertträger, Ornate und Einhaltung der solemnen Form
- Unterstützung des Marschalls
- Bei Akkreditierungen und Inthronisationen und bei Einzug und Auszug
- Unterstützung des Kämmerers
- Einladungslisten befüllen, Kostenbeiträge administrieren
- Unterstützung externer Partner
- Polizei, Feuerwehr, Musikgruppe, Pressestelle usw.
- Begleitende Kontrolle des Ablaufes ("Drehbuch")
~1 Woche nach dem Fest
- Verfassung von Beiträgen
- z.B. intern "Weinblatt", extern "lokale Printmedien"
- Dokumentation der Veranstaltung
- z.B. Zusammenfassung für Tafelrunden und Convente
- Dankesbrief an Gäste und Teilnehmer
~1 Monat nach dem Fest
- Aktualisieren der internen Mitglieder und Kontaktlisten
Empfehlungen
- Inhaltliche Abstimmung der durchzuführenden Aufgaben mit den jeweiligen Funktionsträgern (z.B. mit den Legaten)
- Ziel: Klare Aufgabenteilung und inhaltliche Abgrenzung
- Je besser die Abstimmung durchgeführt wird, umso effizienter und friktionsfreier können die erforderlichen Aufgaben wahrgenommen werden
- Aktiv an die Aufgaben des Administrators herangehen und Themenführerschaft übernehmen
- Entscheidungen einfordern, wenn diese für die Durchführung einer Aufgabe erforderlich sind und nicht selbst getroffen werden können
- Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren – keine impliziten Annahmen treffen! Im Zweifelsfall besser einmal zu viel gefragt als einmal zu wenig
- Offen ansprechen, was man nicht in seinem Aufgabengebiet sieht – Klärung und gegebenenfalls Abgrenzung im positiven Sinne, um mögliche Tätigkeits- oder Verantwortungslücken zu entdecken.
- Beispiel: Finanzgebarung und Bearbeitung aller finanziellen Aspekte einer ritterlichen Organisationseinheit – klassische Aufgabe eines Kämmerers
- Lernen von Anderen und Weitergabe des eigenen Wissens innerhalb der Ritterschaft
- Vernetzung mit anderen Administratoren, um „praktischen Erfahrungen“ auszutauschen
- Was hat sich bei der Arbeit als Administrator bewährt, was sind die „Do’s“ und „Don’ts“ als Administrator